Voorzitter Edward Olthof over het nieuwe verenigingsplan:
“Dit brengt onze hele vereniging naar een hoger niveau!”
Onze voetbalvereniging werkt met een zogeheten verenigingsplan. Daarin staat onder meer wat we doen en waarom we dat doen, maar het plan beschrijft ook de verschillende functies binnen onze club. Elke vijf jaar wordt bekeken of dat plan nog voldoet of moet worden aangepast. Dat laatste was dit keer het geval. Boys-voorzitter Edward Olthof geeft graag uitleg over het nieuwe verenigingsplan.
“Het oude plan liep tot eind dit jaar, dus we moesten ook wel”, vertelt Edward. “Zo’n plan is een statisch ding, terwijl onze vereniging juist heel dynamisch is en er voortdurend nieuwe ontwikkelingen zijn. Denk aan de privatisering van het kleedkamergebouw en de nieuwbouw van ons clubhuis. Aan de opkomst van het damesvoetbal. Of aan hoe anders leden tegenwoordig aankijken tegen werk en vrijetijdsbesteding. Dus eens in de zoveel tijd moet je ‘m nou eenmaal tegen het licht houden en je afvragen of je nog wel de juiste dingen doet. Dat hebben we nu gedaan en op veel plekken hebben we het plan aangepast.”
Minder zwaar belasten
In het oude plan waren veel taken beschreven die bij één specifieke functie hoorden. “Dat was inderdaad zo’n punt waar we naar gekeken hebben”, legt Edward uit. “Sommige functies in onze vereniging waren veel te zwaar belast. Kortom, die mensen moesten veel te veel in hun eentje doen. Dat moet je niet willen en dus hebben we op veel plekken de taken veel meer uitgesmeerd over verschillende functies. Dat zorgt voor minder belasting per vrijwilliger. We denken ook dat het zo wat eenvoudiger wordt om vrijwilligers te vinden voor bepaalde functies.”
Wie is verantwoordelijk?
Een ander belangrijk argument om zaken aan te passen is dat van sommige zaken niet stond beschreven wie ervoor verantwoordelijk was. “Klopt”, knikt Edward. “Dat waren taken die nergens thuis hoorden, maar wel moesten gebeuren. Een mooi voorbeeld daarvan is communicatie. In het oude plan ging het vooral om PR. Dat was belegd in de PR-commissie. Maar tegenwoordig gaat het om veel bredere communicatie. Om contacten met de pers, om social media, om de website, het clubblad, de presentatiegids, noem maar op. Dat hebben we nu duidelijk omschreven en vastgelegd.”
De taken op de juiste plek
Wat is het grootste verschil met het oude plan? “De taken op de juiste plek”, stelt Edward. “Zo hebben we nu een extra bestuurslid accommodatiezaken als voorzitter van onze accommodatiecommissie. De taakomschrijvingen zijn duidelijker, waardoor je ook eenvoudiger taken kunt delegeren. Er is ook meer aandacht voor communicatie. Waar we tot nu toe veel in commissies met elkaar bespraken, organiseren we nu meer zogeheten horizontale communicatie. Dat betekent dat we structureel meer buiten de commissies met elkaar overleggen. En als dagelijks bestuur gaan we meer dan ooit proactief mensen benaderen en coachend of sturend optreden. Dit nieuwe verenigingsplan brengt onze hele vereniging naar een hoger niveau.”
Bijzonder erkentelijk
Het nieuwe verenigingsplan, met dus ook een nieuw organigram, geeft snel een overzicht van de aanspreekpunten voor bepaalde onderwerpen. “Voor commissies is het in één oogopslag duidelijk wat er van hen wordt verwacht”, aldus de voorzitter. “Voor bestuurders is het een ideaal naslagwerk over veel uiteenlopende zaken. En voor nieuwe commissieleden en bestuurders is het snel inzichtelijk wat de bedoeling van een bepaalde functie is. Het hoofdbestuur heeft hier hard aan gewerkt, samen met bedrijfsadviseur Paul van Engelen en vele vrijwilligers uit de vereniging. Daar zijn we ze bijzonder erkentelijk voor.”
Oproep vrijwilligers
Het nieuwe verenigingsplan wordt formeel vastgesteld tijdens de Algemene Ledenvergadering in 2025. De definitieve uitwerking van het plan staat gepland voor het eerste kwartaal van dat kalenderjaar. “Daarna volgt de uitvoering”, zegt Edward. “Dat kan alleen met onze geweldige vrijwilligers. Daar hebben we er alleen nog wel iets meer van nodig om alles ingevuld te krijgen. De komende tijd gaan we dan ook een oproep doen aan onze leden. Voor een gezonde toekomst van de Vroomshoopse Boys hebben we iedereen nodig!”